文書を作成する目的は何ですか？
相手に伝えたいことがあるからですね。

伝えたい理由は
「こういう事がありました」という報告から、
「知ってほしい」という周知依頼や
「理解してほしい」という承認依頼
「こうしてほしい」という行動変容促進 など
幅広く存在します。

これらの情報を会話しながら伝えるのも大変なことなのに、
文書で伝えようとしたら、それはそれは大変なことです。
「そうだ！そうだ！大変なんだ！」なんです。
その理由は
① 文書は片方向のコミュニケーションだから！
② 自分の頭の中を整理できていないから！
③ どうすれば相手に理解してもらえるかという発想がないから！
です。
これらが出来るようになれば文書作成が徐々にeasyモードになっていきますよ。

一つずつお伝えしますね。
① 文書は片方向のコミュニケーションだから！
会話ではないので、あなたが活字化したものは、あなたのそばを離れて読み手のところへ旅に出ます。旅に出た先でその活字は好き勝手に解釈されていきます。
読み手の経験、思考、興味によって、その活字の意味は大きく変化していくのです。
なんてリスキーな旅なんでしょう！
リスクを抑えるためには、お相手の方がどのような解釈をするのかをふまえた書き方が必要になりますね。

② 自分の頭の中を整理できていないから！
文書で表現するのは大変ですよね。
もう面倒だ～とあなたの頭がパカッと開いて、それが活字化されていたものを読み手に見せて通じるなら楽でしょうか…
いやいや、頭の中はきっと
・あなたが知っている事実
・あなたが考えている思い「こうした方が良さそうだけど、でもこっちの方がいいかな…」とか
・あなたの経験との結びつき
・あなたの加減「ここまでは人に言ってもいいけど、ここからは言えない」とか
・今考えている色んな事
がぐちゃぐちゃに絡み合っていて、かえって混乱させる事になると思います。
この頭の中の絡み合いを、一旦整理する必要があります。
ぐちゃぐちゃの絡み合いを整理する際には５W1H・文書構文やフレームワーク「PREP」「三段型」「ピラミッド」「起承転結」が使えます。
また、日頃から
「私は〇〇という状況に対して、○○という考え（思い・発想）があり、〇〇という感情がある」
と、「状況、考え、感情」を頭を整理しておくと、咄嗟の時に自分の考えを他者に伝わる形で言葉にすることができます。

③ どうすれば読み手に理解してもらえるかという発想がないから！
①で読み手の経験、思考、興味によって、その活字は、大きく変化していくとお伝えしましたが、読み手を理解するという発想をもつことで、相手を意識した文書になっていきます。
ビジネス文書であれば、読み手の「知識量は？」「関係性は？」「何を求められてる？」といったことを意識していく必要がありますし、
SNSであれば、「年齢は？」「職業は？」「家族構成は？」「悩みは？」「欲求は？」といったターゲットことを絞ることで、読み手の心にスッと届く文書になっていきます。

文書が書けるよになりたいな…という方は段階的に文書を練習してみてはいかがでしょうか。
段階１報告文書１/ 事実を正確に伝える(「5W1H」使えます）
段階２報告文書２/ 状況と自分の考え 事実＋主観（「PREP」使えます）
段階３報告文書３ / 段階２に読み手を意識した情報の加減
段階４ 紹介記事 / 興味のあるものを紹介 概要説明＋興味（推しポイント）
段階５ 紹介記事 / 興味のあるものに読み手のメリットをふまえて紹介
段階６ 紹介記事 / 「起承転結」で紹介「起：きっかけ、承：起の説明、転：意表を突く、結：深める見方」

一つずつ経験を積み、苦手モードをeasyモードに変化させていけたらいいですね。
法人・学校向けのワーク付きオンライン研修も実施しておりますので興味のある方はお問い合わせください。